documentationの意味とは？｜ビジネス・実務での使われ方を解説

documentationとは、「文書化」や「記録作成」を意味する英語表現です。業務内容・決定事項・手順・仕様などを文書として残すプロセスです。

■ documentationの基本的な意味

documentationは、業務の透明性・再現性・引継ぎ性を高めるために、情報を文書として整理・保存する行為です。ビジネスの品質管理に欠かせません。

■ ビジネス・実務での使われ方

・会議記録（meeting minutes）  

・手順書（procedure）  

・仕様書（specification）  

・報告書（report）  

・契約書・承認書類

■ 実務での注意点

・記録漏れは重大なリスク  

・誰が見ても理解できる形式にする  

・最新情報に更新（update）する  

・保管場所とアクセス権限を管理  

・監査（audit）で確認される重要資料

documentationは、組織の知識を蓄積し、業務品質を安定させる“基盤”です。

■ 例文

・Proper documentation is required for all decisions.  

（すべての決定事項には適切な文書化が必要です）  

・Please update the documentation after the meeting.  

（会議後に文書を更新してください）

■ 類義語・関連用語

・record keeping（記録管理）  

・reporting（報告）